Cosa fa
L'Ufficio Segreteria Generale svolge prioritariamente attività amministrativa per lo più interna al Comune, in particolare di supporto agli organi politici e ai vari settori organizzativi dell’Ente e di raccordo tra gli stessi.
All’ufficio Segreteria fanno capo inoltre le seguenti attività:
- Gestione dei procedimenti amministrativi di competenza
- Redazione ordine del giorno e convocazione Giunta e Consiglio Comunale
- Gestione dei provvedimenti degli organi istituzionali: redazione e pubblicazione deliberazioni di Giunta e Consiglio Comunale con relativi invii ai Capigruppo
- Redazione determinazioni di competenza
- Assegnazione numerazione generale delle determinazioni di tutti gli uffici e relative pubblicazioni
- Gestione ordinanze sindacali, decreti sindacali e relativi registri
- Gestione della raccolta dei regolamenti comunali ed aggiornamento degli stessi sul sito istituzionale
- Servizio di pubblicazione all'albo on line di atti interni ed esterni all'Ente per quanto di competenza
- Gestione rilegatura atti
- Gestione atti giudiziari in deposito
- Organizzazione commemorazioni e feste nazionali
- Gestione atti di liquidazione per quanto di competenza
- Gestione contenzioso per quanto di competenza
- Servizio contratti: il quale cura tutti gli adempimenti relativi alla registrazione, conservazione ed accessibilità dei contratti del Comune
- Aggiornamento ed adempimenti sito internet per quanto di competenza
- Gestione anagrafe amministatori
- Gestione appuntamenti segretario comunale
- Gestione appalto pulizie immobili comunali
- Gestione corsi di formazione
- Collabora con il Segretario comunale nelle sue funzioni di Responsabile anticorruzione e della trasparenza
- Gestione di attività di sportello
- Gestione istruttoria delle candidature/nomine dei rappresentanti del Comune negli enti, aziende,istituzioni e commissioni di indirizzo politico all'interno dell'Ent
L'Ufficio Segreteria del Sindaco si concretizza in particolare con la gestione quotidiana degli appuntamenti, gestione delle pubbliche relazioni, organizzazione di eventi di rappresentanza e cerimonie ufficiali, gestione dei comunicati stampa e dei rapporti con gli organi di stampa.
L'Ufficio Protocollo riceve tutti i documenti indirizzati al Comune presentati direttamente o a mezzo posta e li destina ai settori comunali competenti. Provvede all’assegnazione di un numero d’ordine progressivo e della relativa classificazione nel rispetto del manuale di gestione del protocollo informatico.
L'Archivio Comunale, considerato nelle fasi del suo ciclo di vita - corrente, deposito e storico - ha la funzione di garantire la salvaguardia della memoria storica e assicurare il principio della trasparenza dell'azione amministrativa. L’ufficio sovrintende a tutte le operazioni di trasferimento di documentazione da e per l’archivio e gestisce l’accesso alla documentazione conservata presso lo stesso.
L'ufficio Centralino, posta e grafica svolge le seguenti attività:
- Servizio di centralino
- Gestione di recapito e consegna della corrispondenza e di materiale vario a supporto degli uffici comunali
- Servizio di affrancatura
- Servizio di predisposizione e stampa di materiale divulgativo
- Gestione bacheche